คำชี้แจง
เรื่อง แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัด

ตามที่ได้มีพระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ฉบับที่ 18) พ.ศ.2551 ปรับปรุงกฎหมายว่าด้วยหุ้นส่วนบริษัทเกี่ยวกับการบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ ถือหุ้น ซึ่งมีผลบังคับใช้มาตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2551 นั้น

ปรากฏว่า การบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทจำกัดตามมาตรา 1175 ที่ปรับปรุงแก้ไขใหม่ ซึ่ง ได้กำหนดให้บริษัทจำกัดทุกบริษัทต้องส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้น โดยส่งทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่ออยู่ในทะเบียนของ บริษัทและต้องนำคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นนั้นลงประกาศหนังสือ พิมพ์แห่งท้องที่อย่างน้อยหนึ่งคราวนั้นก่อให้เกิดปัญหาในทางปฏิบัติต่อผู้ ประกอบธุรกิจ 2 ประการดังนี้

ประการแรก การที่ให้บริษัทจำกัดต้องนำคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นลงโฆษณา หนังสือพิมพ์แห่งท้องที่ ทำให้เกิดปัญหาและเป็นภาระในทางปฏิบัติ กล่าวคือ บริษัทในประเทศไทยส่วนใหญ่เป็นบริษัทในครอบครัว การบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นจึงมักจะทำกันอย่างง่าย ๆ โดยการส่งจดหมายแจ้ง โทรศัพท์แจ้ง หรือส่งจดหมายนัดประชุมให้ถึงตัวผู้ถือหุ้นโดยตรง ดังนั้นการที่กฎหมายกำหนดให้ต้องนำคำบอกกล่าวลงโฆษณาหนังสือพิมพ์จึงเป็นการ สร้างภาระเกินความจำเป็น อีกทั้งในช่วงเดือนพฤษภาคมของทุกปีที่บริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัดซึ่งมี อยู่กว่า 200,000 รายต้องจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีพร้อมกัน หนังสือพิมพ์มีเนื้อที่ไม่เพียงพอรองรับการลงโฆษณาคำบอกกล่าวได้ ทำให้บริษัทเป็นจำนวนมากเกรงว่าการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่ไม่ได้ลงโฆษณาคำ บอกกล่าวนัดเรียกประชุมผู้ถือหุ้นจะเสียไป และอาจต้องถูกดำเนินคดีอาญาที่ไม่ปฏิบัติตามกฎหมายด้วย ซึ่งปัญหาดังกล่าวกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่ได้นิ่งนอนใจ ขณะนี้ได้ทำการยกร่างกฎหมายเพื่อปรับปรุงแก้ไขประเด็นที่เป็นปัญหาแล้วโดย หลักเกณฑ์การบอกกล่าวจัดประชุมผู้ถือหุ้นตามร่างที่จะปรับปรุงแก้ไขใหม่นั้น จะยึดหลักเกณฑ์เดียวกันกับการบอกกล่าวการจ่ายเงินปันผล กล่าวคือ คำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นให้ส่งทางไปรษณีย์ตอบรับไปยังผู้ถือหุ้น ทุกคนที่มีชื่อในทะเบียนของบริษัท แต่การลงโฆษณาคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นนั้นจะลงโฆษณาก็แต่เฉพาะ กรณีที่บริษัทจำกัดใดมีการออกใบหุ้นชนิดออกให้แก่ผู้ถือเท่านั้น กรณีที่ออกใบหุ้นชนิดระบุผู้ถือหุ้นทั้งหมดไม่ต้องนำคำบอกกล่าวเรียกนัด ประชุมผู้ถือหุ้นนั้นลงโฆษณาหนังสือพิมพ์อีกต่อไป ขณะนี้ร่างกฎหมายดังกล่าวได้ผ่านขั้นตอนของการรับฟังความคิดเห็นจากผู้ เกี่ยวข้องแล้ว คาดว่าจะนำเสนอกระทรวงพิจาณาได้ภายในต้นเดือนกรกฎาคม ศกนี้

ประการที่สอง เรื่องเกี่ยวกับการส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุม ซึ่งมีปัญหาว่าจะดำเนินการอย่างไรจึงจะถือว่าได้ส่งคำบอกกล่าวเรียกนัด ประชุมให้กับผู้ถือหุ้นโดยถูกต้องตามกฎหมายแล้ว เนื่องจากเรื่องการส่งคำบอกกล่าวประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ว่าด้วยหุ้นส่วน บริษัทได้กำหนดไว้ 2 แห่งคือ มาตรา 1175 (ซึ่งเป็นหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้เฉพาะเกี่ยวกับการส่งคำบอกกล่าวเรียกนัด ประชุมผู้ถือหุ้น) และมาตรา 1244 (ซึ่งเป็นหลักเกณฑ์ทั่วไปสำหรับการส่งคำบอกที่บริษัทต้องส่งให้แก่ผู้ถือ หุ้น) เรื่องนี้เพื่อให้มีความชัดเจน กรมพัฒนาธุรกิจการค้าจึงขอเรียนชี้แจงแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการส่งคำ บอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นที่ถูกต้องดังนี้ การส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นอาจทำได้ 2 วิธี กล่าวคือ ส่งจดหมายทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับไปยังผู้ถือหุ้นที่มีชื่อในทะเบียน บริษัท หรือส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นให้ถึงตัวผู้ถือหุ้นที่มีชื่อใน ทะเบียนโดยตรง แต่ในกรณีหลังหากผู้ถือหุ้นนั้นไม่ยอมรับ บริษัทก็จะต้องดำเนินการส่งคำบอกกล่าวเรียกนัดประชุมผู้ถือหุ้นใหม่โดยส่ง จดหมายทางไปรษณีย์ลงทะเบียนไปรษณีย์ตอบรับ

จึงขอเรียนชี้แจงมาเพื่อทราบโดยทั่วกัน

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
3 กรกฎาคม 2552

http://www.dbd.go.th/mainsite/index.php?id=21993